Zásady ochrany osobných údajov podľa GDPR.

Bajir s.r.o. – kto sme a ako nás môžete kontaktovať

Spoločnosť Bajir s.r.o., so sídlom K Jezeru 490/2, Praha 11 – Háje, 149 00, IČO: 275 84 615, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe pod sp. zn. C 117115, v mene ktorej koná prof. PhDr. Jiří Suchý, Ph.D., konateľ (ďalej len „Bajir“), pri svojej obchodnej činnosti vykonáva spracúvanie osobných údajov svojich zamestnancov, dodávateľov a klientov – fyzických osôb.

S cieľom zaistiť riadnu ochranu osobných údajov Bajir vydal tieto zásady ochrany osobných údajov, ktoré nadobudli účinnosť dňa 25. mája 2018.

Otázky či žiadosti týkajúce sa spracúvania osobných údajov zo strany Bajiru prosím adresujte na e-mailovú adresu info@bajir.cz, alebo zašlite poštou na vyššie uvedenú adresu sídla.

Základné pravidlá, ktorými sa pri spracúvaní osobných údajov riadime

Bajir spracúva osobné údaje vždy v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“), aby práva dotknutých osôb boli náležite chránené.

Na základe čl. 13 GDPR týmto Bajir poskytuje dotknutým osobám informácie o spracúvaní ich osobných údajov.

Bajir spracúva vždy presné a aktuálne osobné údaje na základe zákonného titulu, korektne a transparentným spôsobom, iba na určité, výslovne vyjadrené a legitímne účely, v minimálnom nevyhnutnom rozsahu, ukladá ich vo forme umožňujúcej identifikáciu dotknutých osôb iba po nevyhnutnú dobu vo vzťahu k účelu a zaisťuje ich integritu a dôvernosť pomocou vhodných technických a organizačných opatrení a náležitého zabezpečenia pred neoprávneným či protiprávnym spracúvaním a pred náhodnou stratou, zničením alebo poškodením.

Všetky činnosti spojené s osobnými údajmi a ich ochranou Bajir riadne dokumentuje, najmä vedie záznamy o činnostiach spracúvania a ďalšie doklady o spracúvaní osobných údajov na naplnenie zásady zodpovednosti podľa GDPR.

Na aký účel a na základe akého titulu osobné údaje spracúvame

Pred začatím akéhokoľvek spracúvania osobných údajov Bajir stanovuje účel, na ktorý spracúva osobné údaje, a právny základ (titul) takého spracúvania v súlade s čl. 6 GDPR.

V prípade klientov a dodávateľov Bajiru, ktorí sú fyzickými osobami (na údaje právnických osôb sa GDPR nevzťahuje), sú osobné údaje spracúvané s cieľom uzavretia či plnenia zmluvy a vedenia komunikácie a evidencie nevyhnutnej v tejto súvislosti (napríklad e-mailová a poštová korešpondencia ohľadom dodávaných služieb, fakturácia atď.). Právnym titulom pre toto spracúvanie je teda plnenie zmluvy uzavretej s dotknutou osobou (klientom či dodávateľom), prípadne plnenie povinnosti Bajiru vyplývajúcej z právnych predpisov, ak ide o vedenie účtovníctva či iných zákonných evidencií obsahujúcich údaje o klientoch a dodávateľoch, archiváciu dôležitých dokumentov atď.

V prípade zamestnancov Bajir spracúva osobné údaje s cieľom uzavretia pracovnej zmluvy či dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, prideľovania práce, úhrady mzdy či odmeny a plnenia ďalších povinností vyplývajúcich z pracovného pomeru a príslušných právnych predpisov. Právnym titulom pre toto spracúvanie je teda rovnako plnenie zmluvy uzavretej s dotknutou osobou (zamestnancom), prípadne plnenie povinností Bajiru vyplývajúcich z právnych predpisov. Bližšie informácie o spracúvaní osobných údajov sú zamestnancom poskytované individuálne.

Ako dlho osobné údaje spracúvame

Osobné údaje spracúva Bajir vždy iba po dobu potrebnú na naplnenie účelu spracúvania osobných údajov, teda po dobu trvania zmluvného vzťahu s klientom, dodávateľom či zamestnancom, ak právne predpisy nevyžadujú dlhšiu dobu ich uchovávania (napríklad daňové predpisy či predpisy v oblasti archivácie). Potom osobné údaje mažeme.

Komu a za akých podmienok osobné údaje odovzdávame (príjemcovia)

Osobné údaje Bajir ako prevádzkovateľ spracúva prevažne priamo svojimi zamestnancami. Tretie osoby na spracúvanie používa iba výnimočne – ide najmä o spoločnosť poskytujúcu účtovné služby.

Bajir uzatvára s každým sprostredkovateľom osobných údajov zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Sprostredkovatelia poskytli Bajiru dostatočné záruky bezpečného nakladania s osobnými údajmi a zavedenia vhodných technických a organizačných opatrení tak, aby dané spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola zaistená ochrana práv dotknutých osôb.

Bajir osobné údaje neodovzdáva do tretích krajín mimo Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ako zabezpečujeme osobné údaje

S prihliadnutím na stav techniky, náklady na vykonanie, povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania i na pravdepodobné a rôzne vážne riziká pre práva a slobody fyzických osôb Bajir zaviedol vhodné technické a organizačné opatrenia, aby zaistil úroveň zabezpečenia osobných údajov zodpovedajúcu danému riziku – najmä náhodnému alebo protiprávnemu zničeniu, strate, pozmeňovaniu, neoprávnenému sprístupneniu odovzdávaných, uložených alebo inak spracúvaných osobných údajov alebo neoprávnenému prístupu k nim.

Aké práva má dotknutá osoba

Každá dotknutá osoba má nasledujúce práva:

1. Právo na informácie – voči klientom a dodávateľom Bajir plní oboznámením s týmito zásadami ochrany osobných údajov, voči zamestnancom dopĺňa individuálnym informačným listom.
2. Právo na prístup k osobným údajom.
3. Právo na výmaz / právo byť zabudnutý.
4. Právo na obmedzenie spracúvania.
5. Právo na prenosnosť údajov.
6. Právo namietať – Bajir nevykonáva spracúvanie osobných údajov na základe právneho titulu oprávneného záujmu, právo namietať sa teda v praxi neuplatní.
7. Právo nebyť predmetom automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania (Bajir nevykonáva ani žiadnu formu automatizovaného individuálneho rozhodovania).
8. Právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov alebo na iný príslušný dozorný úrad v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.

Práva uvedené vyššie ad 2) až 5) môže dotknutá osoba uplatniť voči Bajiru elektronicky na e-mailovej adrese info@bajir.cz alebo písomne na adrese sídla Bajiru. V žiadosti dotknutá osoba uvedie svoje identifikačné údaje a právo, ktoré prostredníctvom žiadosti uplatňuje.

O opatreniach prijatých na základe žiadosti dotknutej osoby informuje Bajir dotknutú osobu do jedného mesiaca od obdržania žiadosti, najneskôr však do troch mesiacov od obdržania žiadosti, ak bola lehota v prípade odôvodnenej potreby predĺžená. Ak dotknutá osoba podáva žiadosť v elektronickej forme, budú informácie poskytnuté e-mailom, iba ak by dotknutá osoba vo svojej žiadosti uviedla, že požaduje iný spôsob poskytnutia informácií.

Právo na prístup k osobným údajom

Právo na prístup k osobným údajom má tri zložky. Ktorú časť práva na prístup k osobným údajom využíva, určí dotknutá osoba vo svojej žiadosti adresovanej Bajiru.

1. Dotknutá osoba má právo získať od Bajiru potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, sú alebo nie sú spracúvané.
2. Ak Bajir osobné údaje dotknutej osoby spracúva, je povinný jej oznámiť nižšie uvedené informácie (o ktoré z týchto informácií konkrétne dotknutá osoba žiada, rovnako stanoví vo svojej žiadosti).
3. Ak Bajir osobné údaje dotknutej osoby spracúva, je povinný poskytnúť dotknutej osobe bezplatne kópiu spracúvaných osobných údajov. Za ďalšie kópie na žiadosť dotknutej osoby môže Bajir účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom na obstaranie týchto kópií. Právom získať kópiu spracúvaných osobných údajov nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb.

Informácie poskytované podľa bodu 2)

• a) účely spracúvania;
• b) kategórie dotknutých osobných údajov;
• c) príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo v medzinárodných organizáciách;
• d) plánovaná doba, počas ktorej budú osobné údaje uložené, alebo ak ju nie je možné určiť, kritériá použité na stanovenie tejto doby;
• e) existencia práva požadovať od Bajiru opravu alebo výmaz osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo obmedzenie ich spracúvania alebo namietať proti tomuto spracúvaniu;
• f) právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov alebo na iný príslušný dozorný úrad v súvislosti so spracúvaním osobných údajov;
• g) všetky dostupné informácie o zdroji osobných údajov, ak nie sú získané od dotknutej osoby;
• h) skutočnosť, že dochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania, zmysluplné informácie týkajúce sa použitého postupu, ako aj významu a predpokladaných dôsledkov takého spracúvania pre dotknutú osobu.

Právo na opravu

Dotknutá osoba má právo na:

• a) opravu nepresných osobných údajov, ktoré sa jej týkajú;
• b) doplnenie neúplných osobných údajov s prihliadnutím na účely spracúvania, a to aj prostredníctvom poskytnutia dodatočného vyhlásenia.

Bajir oznamuje jednotlivým príjemcom, ktorým boli osobné údaje sprístupnené, všetky opravy osobných údajov, ak je to možné s vynaložením primeraného úsilia. Ak to dotknutá osoba požaduje, informuje Bajir dotknutú osobu o takto informovaných príjemcoch.

Právo na výmaz / právo byť zabudnutý

Na žiadosť dotknutej osoby Bajir bez zbytočného odkladu vymaže jej osobné údaje, ak je daný niektorý z nižšie uvedených dôvodov:

• a) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracúvané;
• b) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého boli údaje spracúvané, a neexistuje žiadny ďalší právny dôvod na spracúvanie (neuplatní sa, súhlas nie je zo strany Bajiru na spracúvanie využívaný);
• c) dotknutá osoba namieta proti spracúvaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu (neuplatní sa, oprávnený záujem nie je zo strany Bajiru na spracúvanie využívaný);
• d) osobné údaje boli spracúvané protiprávne;
• e) osobné údaje musia byť vymazané na splnenie právnej povinnosti stanovenej právom Európskej únie alebo členského štátu, ktoré sa na Bajir vzťahuje;
• f) osobné údaje dieťaťa boli zhromaždené v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti urobenou priamo dieťaťu (neuplatní sa, ponuky služieb informačnej spoločnosti nie sú zo strany Bajiru zasielané).

Kedy sa právo na výmaz neuplatní

Právo na výmaz sa neuplatní a osobné údaje budú naďalej spracúvané, ak je také spracúvanie nevyhnutné:

• a) na výkon práva na slobodu prejavu a informácie;
• b) na splnenie právnej povinnosti, ktorá vyžaduje spracúvanie osobných údajov podľa práva Európskej únie alebo členského štátu, ktoré sa na Bajir vzťahuje;
• c) na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého či historického výskumu či na štatistické účely, ak je pravdepodobné, že by využitie práva na výmaz znemožnilo alebo vážne ohrozilo splnenie cieľov uvedeného spracúvania;
• d) na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov.

Bajir oznamuje jednotlivým príjemcom, ktorým boli osobné údaje sprístupnené, všetky výmazy osobných údajov, ak je to možné s vynaložením primeraného úsilia. Ak to dotknutá osoba požaduje, informuje Bajir dotknutú osobu o tom, ktorí príjemcovia osobných údajov boli takto informovaní.

Právo na obmedzenie spracúvania

Dotknutá osoba má právo na to, aby Bajir obmedzil spracúvanie jej osobných údajov v ktoromkoľvek z týchto prípadov:

• a) dotknutá osoba popiera presnosť osobných údajov; v tomto prípade bude spracúvanie obmedzené na dobu potrebnú na to, aby Bajir mohol presnosť osobných údajov overiť;
• b) spracúvanie osobných údajov je protiprávne, dotknutá osoba odmieta výmaz osobných údajov a žiada namiesto toho o obmedzenie ich použitia;
• c) Bajir už osobné údaje nepotrebuje na účely spracúvania, ale dotknutá osoba ich požaduje na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov;
• d) dotknutá osoba uplatnila právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov.

V dôsledku obmedzenia spracúvania osobných údajov môže Bajir predmetné osobné údaje naďalej ukladať, avšak spracúvané môžu byť iba so súhlasom dotknutej osoby, alebo z dôvodu určenia, výkonu alebo obhajoby právnych nárokov, z dôvodu ochrany práv inej fyzickej alebo právnickej osoby alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu Európskej únie alebo niektorého členského štátu. V týchto prípadoch bude dotknutá osoba, ktorá dosiahla obmedzenie spracúvania osobných údajov, Bajirom vopred upozornená na to, že obmedzenie spracúvania bude zrušené.

Bajir oznamuje jednotlivým príjemcom, ktorým boli osobné údaje sprístupnené, všetky obmedzenia spracúvania osobných údajov, ak je to možné s vynaložením primeraného úsilia. Ak to dotknutá osoba požaduje, informuje Bajir dotknutú osobu o tom, ktorým príjemcom bolo také oznámenie podané.

Právo na prenosnosť údajov

Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, ktoré poskytla Bajiru a ktoré sú spracúvané automatizovane, ak je súčasne splnená niektorá z nižšie uvedených podmienok:

• a) osobné údaje sú spracúvané na konkrétny účel/-y na základe súhlasu dotknutej osoby;
• b) ide o osobitnú kategóriu osobných údajov spracúvaných na jeden alebo viac stanovených účelov na základe výslovného súhlasu udeleného dotknutou osobou; alebo
• c) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na splnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby.

Dotknutá osoba si vo svojej žiadosti zvolí, či má Bajir osobné údaje poskytnúť dotknutej osobe, alebo či využije právo na to, aby jej osobné údaje boli odovzdané Bajirom priamo inému prevádzkovateľovi/sprostredkovateľovi, ak je to technicky uskutočniteľné. Bajir osobné údaje poskytne v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Právom na prenosnosť údajov nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb.